Résumé :

Le ministère de l’éducation a mis en place un espace de stockage sécurisé et partagé disponible pour chaque enseignant avec son adresse académique mais également pour chaque école avec son adresse fonctionnelle (ce.rnedelecole@ac-lyon.fr) . Cet espace offre de nombreuses possibilités selon les paramétrages que vous choisirez.

Vous pourrez par exemple :

–          Avoir un dossier partagé avec l’équipe d’école

–          Déposer des documents à l’intention des parents

–          Permettre aux parents de vous déposer un document de manière confidentielle et sécurisée

–          Partager des documents avec ses élèves

Remarque : si vous aviez un compte nextcloud académique (nextcloud.ac-lyon.fr), sachez qu’il ne sera plus fonctionnel à partir de juillet 2023. Il est en effet remplacé par le nextcloud national (Nuage) ouvert à chaque enseignant avec 100 Go de stockage au lieu de 10 Go. Vous devez donc créer votre nouveau compte et transférer vos documents.

Sommaire :

1)      Utiliser un cloud à l’école : pourquoi ?

2)      Pourquoi privilégier un cloud institutionnel

3)      Comment l’utiliser

1.  Utiliser un cloud à l’école : pourquoi ?

Le partage de documents au sein d’une école, que ce soit avec les collègues, avec les familles ou avec les élèves est une problématique que les outils de stockage en ligne permettent de résoudre, à condition de bien entendu de le faire dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité des données.

Un espace de stockage en ligne vous permettra de nombreuses utilisations que nous allons décliner par quelques exemples :

  • Je mets à disposition des enseignants de l’école un dossier partagé (avec des sous-dossiers) dans lequel ils peuvent retrouver facilement tous les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’école, règlements, comptes-rendus de réunions…
  • J’ouvre sur le cloud un document partagé pour une rédaction collaborative
  • Je dépose sur un espace des documents à l’intention des parents et je leur donne l’accès en envoyant un lien de partage
  • Je crée un espace de dépôt qui va permettre aux parents de déposer des documents à l’aide du lien qu’ils auront reçu, sans pouvoir accéder, bien entendu, aux documents déposés par les autres parents. Exemple : dépôt de l’attestation d’assurance.
  • En tant qu’enseignant, je peux mettre à disposition de mes élèves le partage de documents ou de dossiers, qu’ils s’agissent d’images, de textes, de sons… un simple lien de partage leur permettra d’y accéder.

2. Pourquoi privilégier un cloud institutionnel

Le ministère propose à chaque enseignant avec son adresse professionnelle, mais également à chaque adresse fonctionnelle (adresse de l’école en ce.rne@ac-lyon.fr), la possibilité d’ouvrir un espace nextcloud sécurisé (Nuage). Cet espace est hébergé sur des serveurs nationaux et attribue 100 Go de stockage par compte.

La configuration du partage avec des collègues qui ont une adresse académique est donc simple et sécurisée.

L’outil « Nuage » permet l’installation d’un logiciel « client » sur votre PC. Une fois installé, ce logiciel va créer un dossier dans votre gestionnaire de fichier, qui se synchronisera automatiquement avec votre dossier en ligne. Un simple glisser-déposer vous permettra donc de partager un document avec vos collègues par exemple.

3. Comment l’utiliser

  • Connexion

La première étape consiste à ouvrir son espace avec ses identifiants académiques personnels en se rendant sur apps.education.gouv.fr si vous souhaitez ouvrir un espace à votre nom, ou avec les identifiants de école si vous créez un espace « école ». Pour créer un cloud d’école, il faut privilégier cette solution car elle sera pérenne si vous quittez l’école.

Connectez-vous à l’interface https://portail.apps.education.fr/ avec vos identifiants ou ceux de l’école.

Voir le tutoriel pour créer son compte

  • Utilisation

La vidéo suivante vous donne toutes les indications pour utiliser et configurer les options de partage (sur le nextcloud académique mais les principes sont les mêmes)

La vidéo suivante vous montre comment créer un espace de dépôt et le partager (sur le nextcloud académique mais les principes sont les mêmes)

  • Synchroniser ses comptes Nextcloud directement sur son PC

Il est possible d’installer un logiciel « client » sur vos appareils personnels (smartphone, tablette ou ordinateur) ou ceux de l’école. Cela permet de synchroniser un dossier, c’est à dire que vous aurez accès à vos documents à partir de vos terminaux y compris hors connexion.
Il vous faut installer le client après l’avoir téléchargé ici : https://nextcloud.com/fr_FR/install…

Vous devrez indiquer l’adresse du serveur qui est la suivante : https://nuage03.apps.education.fr

  • Autres ressources pour prendre en mains l’outil nextcloud :

Tutoriel pour créer on compte sur apps.education

  • Personne à contacter sur ce sujet : Le conseiller pédagogique numérique de votre circonscription