Règles d’archivage

 1) Pourquoi conserver les archives

La conservation des archives répond à un triple intérêt :

* assurer la gestion courante d’un organisme et disposer en permanence des informations utiles à l’accomplissement de ses missions : les archives ont valeur administrative ;

* assurer la justification des droits et des obligations des personnes morales et des citoyens : les archives ont valeur probante ou juridique ;

* assurer la sauvegarde de la mémoire : les archives ont valeur de témoignage.

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 2) Comment conserver les archives

Document des archives départementales de l’Ain (extrait ci-dessous) + voir le document

Il se présente sous la forme d’un tableau à quatre colonnes :

* la première colonne, « type des documents», recense de manière systématique tous les documents produits et/ou reçus par le service dans le cadre de ses attributions au moment de la rédaction du tableau de gestion.

Le tableau de gestion est un instrument souple qui se calque sur l’activité quotidienne des agents du service. Il est donc susceptible d’évoluer en fonction de l’évolution de l’activité du service.

* la deuxième colonne fixe la durée d’utilité administrative (DUA) de chaque document produit et/ou reçu par le service.

La DUA correspond au temps pendant lequel un dossier est utile à l’activité du service, pour des raisons juridiques (délais de prescription en matière financière, administrative ou juridique) et/ou des impératifs de gestion. La DUA est exprimée en nombre d’années. Les dossiers restent dans les locaux du service pendant tout le temps de la durée d’utilité administrative.

* la troisième colonne détermine le sort final des documents, au terme de la DUA.

Trois solutions sont possibles :

– Destruction (D) : élimination intégrale des documents après visa obligatoire du directeur des Archives départementales.

– Versement (V) : conservation intégrale des documents par versement aux Archives départementales.

– Tri (T) : conservation partielle des documents par échantillonnage. Le tri a pour objet de séparer les documents à conserver et à verser aux Archives départementales de ceux à éliminer.