Les documents de rentrée

1. Documents administratifs

Une pochette de rentrée peut être distribuée aux familles collectant l’ensemble des documents administratifs.

Une page d’entête recense l’ensemble des documents de la pochette et précise la date de retour des documents.         

                Document : Exemple fiche récapitulative documents administratifs de début d’année

1.a. Fiche de renseignements

La fiche de renseignements permet de récupérer les informations relatives à l’élève (coordonnées famille, n° de téléphone, courriels, …) et mettre à jour la base élèves (ONDE).

Il existe des fiches pré-initialisées dans ONDE, vous pouvez les fournir aux familles en leur indiquant de les corriger en rouge (afin de les mettre en évidence pour faciliter la lisibilité ensuite).

                Document: Éditer les fichées pré-initialisées.

1.b. Droit de diffusion image, voix, productions des élèves.

La prise d’image de l’élève et son utilisation nécessitent une autorisation préalable des parents de l’élève mineur, dès lors qu’il est possible d’identifier l’élève sur l’image.

il en est de même pour l’enregistrement de la voix et de toutes les productions d’élèves (écrites, audios ou filmées)

Certaines activités/ manifestations nécessitent néanmoins de re-transmettre une autorisation spécifique aux familles pour s’assurer de leur accord (constellations, concours nationaux, articles de presse, publication municipale, …)

Document droit à l’image, à la voix, aux productions des élèves : voir sur le blog du numérique éducatif 01

1.c. Fiche d’urgence

La fiche d’urgence est un document non confidentiel à remplir par les familles à chaque rentrée scolaire.

                Document : Guide santé scolarité (cf. p7) 

                Point de vigilance : PAI

1.d. Assurance scolaire

La souscription d’une assurance scolaire pour les activités scolaires (et facultatives) est un gage de sécurité, pour les élèves et leurs parents.

L’assurance scolaire souscrite doit garantir les dommages :

• que l’élève pourrait causer à des tiers (garantie de responsabilité civile)
• qu’il pourrait subir (garantie individuelle accidents corporels)

Les titulaires d’une police d’assurance multirisques familiale doivent vérifier attentivement la nature des risques couverts par ce contrat. Il est conseillé de demander à l’assureur de fournir par écrit les précisions nécessaires.

Obligatoire ?

Pour les activités scolaires obligatoires :L’assurance scolaire est facultative. Mais, dans les faits, elle est vivement recommandée afin de protéger l’élève en cas de dommage.
Pour les activités scolaires facultatives (sorties et voyages scolaires) : L’assurance scolaire est obligatoire. Deux circulaires rappellent cette obligation.

                Document : Exemple mot informatif assurance

1.e. Appel à cotisations diverses

Il existe des associations partenaires de l’école qui peuvent solliciter un appel à cotisations (non obligatoires pour les familles) :

– OCCE : Les COOP d’école permettent le financement de projets coopératifs qui s’inscrivent en cohérence avec le projet d’école.

                Document : Exemple mot informatif COOP

– Sou des écoles : Association à but non lucratif qui regroupe des parents d’élèves bénévoles. Ils donnent un peu de leur temps et de leur énergie pour organiser des événements qui permettent de récolter des fonds qui seront directement profitables aux enfants. Ces fonds subventionnent une partie des projets proposés par les enseignants (activités extrascolaires, sportives et culturelles, ainsi que des sorties et du matériel scolaire pour toutes les classes).

– PEP01 : L’Association Départementale des Pupilles de l’Enseignement Public de L’Ain (AD PEP 01) a été fondée en 1915 pour venir en aide aux orphelins de la guerre. Aujourd’hui, l’objet de l’association est de contribuer à l’éducation, à la formation, et à l’insertion sociale des enfants et jeunes adultes. Les PEP 01 leur apporte un soutien matériel et moral ; prend toute mesure leur permettant l’accès à la vie sociale et à la citoyenneté, et notamment l’accès aux établissements d’enseignement public, ainsi qu’aux établissements et services spécialisés.

1.f A créer : charte de bon usage d’internet (exemple )

2. Documents informatifs

2.a. Mot informatif de rentrée aux familles

Il est important de transmettre aux familles avant le jour de rentrée un mot d’accueil/de bienvenue précisant également l’organisation du jour de rentrée.

– Horaires d’accueil ?

– Quelles classes à quelles entrées/sorties ?

– Lieu d’accueil (cour, classes, …) ?

– PS maternelle : modalités de l’accueil échelonné (si cela est accordé et mis en place sur l’école)

                Document : exemples de mots d’école

2.b. Livret d’accueil

Il peut comporter des informations de fonctionnement diverses :

• Horaires de l’école
• Équipe pédagogique
• Règlements
• Chartes (Laïcité, communication, …)
• Fournitures scolaires
• Calendrier scolaire
• Projets annuels
• Billets de retards et d’absences

Document : exemple de livrets d’accueil d’école (inséré dans le cahier de liaison, transmis aux familles en mains propres/mail, …)

        3. Des outils qui font gagner du temps

• Générer automatiquement la liste des ainés

Un outil sur Excel, fonctionnant à partir d’une exportation de onde, et qui va vous donner la liste des ainés de l’école, pour faciliter la distribution des documents de rentrée, mais également tout au long de l’année.

Télécharger l’outil

• Créer des calendriers scolaires personnalisés

Un outil sur Excel qui permet de générer différents types de planning ou calendrier pour l’année scolaire (Planning annuel de classe par période, Calendrier annuel, Calendrier semestriel recto-verso, Dates des vacances et jours fériés, Jours de classe par période, Semaines de classes par période)

Télécharger l’outil